La communication est essentielle au sein des associations. Au quotidien, vous devez en effet fidéliser vos adhérents et vos mécènes, mobiliser vos militants, convaincre de nouveaux membres de vous rejoindre et séduire de nouveaux donateurs, entre autres. Pour ce faire, la construction d’une relation de confiance avec vos principaux acteurs est cruciale. C’est justement ce que permet l’utilisation d’un CRM.
Qu’est-ce qu’un CRM pour une association ?
Le CRM, ou Customer Relationship Management, est un outil de gestion de contacts. Historiquement né comme solution de suivi des relations commerciales, il n’est plus aujourd’hui l’apanage des entreprises et répond parfaitement aux besoins du secteur associatif. Le CRM pour association regroupe tous vos contacts et les informations qui y sont associées en une seule plateforme. Idéal pour développer et gérer vos relations, il vous aide à interagir de manière pertinente avec elles.
Pourquoi utiliser un CRM pour mon association ?
- Centralisez votre base de contacts et gagnez du temps
Les associations ont de nombreux interlocuteurs. Bénévoles, donateurs, mécènes, adhérents ou encore partenaires (autres associations, entreprises, collectivités) représentent autant de communautés différentes que vous devez animer. La bonne gestion de ces contacts est souvent chronophage et difficile. Elle débute généralement par la création d’un fichier Excel listant les coordonnées de tous les adhérents de l’association, puis l’ouverture d’un second avec les membres de l’équipe, d’un troisième avec les donateurs, et ainsi de suite. Rapidement, ces fichiers deviennent compliqués à gérer et à mettre à jour. Le risque de faire des erreurs, de perdre du temps en effectuant des doubles-saisies ou encore de supprimer par inadvertance des données précieuses est particulièrement élevé.
Le CRM offre une solution de centralisation qui rassemble et organise toutes les données de vos contacts au même endroit, sur une interface facile d’utilisation et intelligible. Il stocke les coordonnées comme les adresses mail et postales, les numéros de téléphone et les profils de réseaux sociaux. Il est également capable de récupérer d’autres informations telles qu’une préférence en matière de communication, des centres d’intérêt, une inscription à un de vos évènements ou le paiement d’une cotisation. Les données de contacts privées et professionnelles sont stockées et scindées dans le respect du RGPD. Fini les fiches de membres non actualisées, avec des informations manquantes ou erronées ! Le CRM limite drastiquement les erreurs de qualification, les doublons et les oublis qui peuvent impacter le fonctionnement même de votre association, en les identifiant et les portant à votre attention. Un gain de temps non négligeable pour vos équipes.
- Optimisez et personnalisez votre communication
Avec une si grande diversité de contacts, les associations ont beaucoup à faire pour soigner leurs relations avec chacune de leurs typologies de soutiens. Le CRM joue un rôle de facilitateur. Il filtre la base centralisée pour en extraire les données recherchées et croise les informations disponibles autour d’un individu. Vous pouvez catégoriser vos contacts, leur attribuer des étiquettes et des champs personnalisés. Vous créez une multitude de segments et de croisements selon les besoins de votre association.
Le CRM recense également l’historique de toutes les interactions avec vos contacts, qu’il s’agisse d’échanges de mails, d’appels téléphoniques, de rendez-vous ou encore de dons. Au fil du temps, ce système dispense une vision globale de vos contacts. Grâce à elle, vous êtes alors capable d’adopter une communication appropriée avec les bonnes personnes. Vous choisissez le canal le plus adapté aux groupes ou personnes de votre base de données que vous souhaitez contacter. Vous personnalisez votre message en fonction de votre interlocuteur. Vous automatisez des tâches répétitives comme l’envoi automatique d’un rappel de renouvellement annuel d’adhésion, d’une confirmation de don ou d’un remerciement suite à la participation à un évènement. Résultat : vous entretenez et approfondissez des relations régulièrement nourries, vous instaurez une confiance mutuelle qui s’installe naturellement, et surtout, vous ne laissez personne sans réponse !
- Faites grandir votre mouvement et maximisez votre impact
Communiquer de manière personnalisée créer de l’engagement. Cela tombe bien, les associations cherchent en permanence à faire grandir leur mouvement et à maximiser leur impact. La fidélisation des adhérents et des donateurs ainsi que le recrutement de nouveaux publics sont un véritable enjeu pour elles. En effet, le budget de fonctionnement et le financement des activités d’une association dépend en grande partie de ses levées de fonds et des dons des membres et des mécènes. Le CRM facilite le repérage et la sélection de donneurs potentiels. Vous distinguez les personnes qui viennent de faire un don de celles à qui l’association n’a pas encore formulé de demande, et est en bonne position pour le faire. Fort de toutes les informations que vous possédez sur votre prospect, vous êtes en capacité de l’approcher de façon adaptée, avec le message congruent. Le même processus peut s’appliquer pour aller chercher de nouveaux adeptes.
Grâce au CRM, vous communiquez avec vos contacts en tenant compte de leur degré d’engagement dans votre association. Comme vous pouvez visualiser où sont situés vos contacts sur une cartographie dynamique, il est possible de découper des zones sur cette carte afin de réaliser des actions ou des communications localisées. Le CRM vous accompagne ainsi dans la mise en place de campagnes d’emailings ciblées. Vous incitez vos membres à l’action sur le terrain et/ou en ligne et menez des opérations innovantes et différenciantes. Enfin, avec le CRM, vous fixez des objectifs à vos équipes et mesurez aisément leurs progrès et leurs résultats. Des outils d’analyse sont en effet intégrés au CRM. Ils fournissent des rapports détaillés sur l’ensemble de l’activité de votre association. Vous évaluez les performances de votre communication, identifiez les forces et les faiblesses de votre stratégie et l’ajustez si nécessaire.
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